家族や親族が亡くなり葬儀の準備や参列で会社を休むことになった場合、会社への連絡や休暇申請などさまざまな連絡や手続きが必要です。 葬儀の準備に追われ、つい会社への連絡が遅れ、迷惑をかけてしまうことも考えられます。 この記事では、葬儀で忌引き休暇を申請する際、注意すべき点について解説します。 会社を休む際の連絡手段、伝え方、休暇取得前後の手続きやマナーについても詳しく説明しますので、ぜひご一読ください。
会社への連絡方法
家族や親戚に不幸があって会社を休む場合、直接口頭で伝えるか、または電話、メールで連絡をしましょう。 基本的には口頭で伝えることが望ましいとされています。 特に喪主は葬儀の打合わせなどで多忙になりますが、長期的に休暇が必要な場合もあるため会社には迅速な対応が必要でしょう。
口頭で伝える
直属の上司に直接、口頭で伝えるのがマナーとされています。 もし、席を外されていた場合には上役または先輩の社員に事情を説明後、再度、伝えることが大切です。 出張などで上司が不在の場合は電話で連絡をしましょう。 注意したいのは、出勤日でも休日でも、早朝や深夜の連絡は極力避けるなど、電話をする時間帯に配慮しましょう。
メールで伝える
葬儀の準備などで慌ただしくなると予想される場合、あらかじめメールで伝え、後程、電話で伝える方法もあります。 特に早朝や深夜で電話を避けたい時間帯には有効です。 メールの文章は簡潔明瞭に必要な情報に絞り、詳細は電話で伝える旨を記載すると良いでしょう。
伝えるべき内容
上司に連絡する場合、伝えるべき内容を整理しておきましょう。 特に業務が多忙な時間帯の電話は、避けるのもマナーです。 伝えるべき内容は、次の6つです。 ♦誰がいつ亡くなったのか ♦ご自身との関係について ♦誰が喪主か ♦葬儀式場の場所、通夜や葬儀の日時 ♦葬儀のスタイルについて（一般葬、家族葬など） ♦香典、供花を辞退するのか など
会社を休むことができる日数
葬儀による休暇は忌引き休暇といいます。 忌引きは、近親者が亡くなったことにより喪に服すという意味がありますが、会社によって忌引き休暇を取得できる日数は異なります。 また、必ず取得できる休暇ではないため、不測の事態に備えて、会社の就業規則などで事前に確認しておきましょう。 一般的な血縁関係別の忌引き休暇日数は次のとおりです。
| 血縁関係 | 忌引き休暇日数 |
|---|---|
| 配偶者 | 10日 |
| 実父、実母 | 7日 |
| 自分の子 | 5日 |
| 兄弟、姉妹 | 3日 |
| 祖父母 | 3日 |
| 叔父、叔母 | 1日 |
| 伯父、伯母 | 1日 |
| 自分の孫 | 1日 |
| 配偶者の父母 | 3日 |
| 配偶者の兄弟、姉妹 | 1日 |
| 配偶者の祖父母 | 1日 |
ご自身が喪主を務める場合は、比較的長い忌引き休暇が取れる会社もありますが、血縁の深さによって休暇日数を決めていくのが一般的でしょう。
忌引き休暇を申請する際の注意点
初めて忌引き休暇を申請する場合、休暇日数の確認以外にも、確認しておきたい内容があります。 急な休暇を取得するためにするべきポイントを５つご紹介します。
通夜、葬儀の詳細を伝えておく
葬儀について上司に口頭で伝えた後は、必ず、メールで上司や同僚に詳細な内容を記載して送信し、記録として残しておきましょう。 通夜や葬儀で連絡が取れない場合を想定して、故人様との関係・葬儀場所・執り行う日時は、文面として残しておくことが大切です。
就業規則の確認しておく
会社や雇用形態によっても、忌引き休暇日数が変わります。 たとえば正社員は取得できても、契約社員は取得できない可能性も考えられるため、後に問題にならないよう、ご自身で就業規則を確認しておくと良いでしょう。
上司や同僚へのお詫びを伝える
忌引き休暇を取る際には、上司や同僚に一言お詫びを伝えておくと、業務の引継ぎがスムーズに行えます。 特に長期に会社を休む場合、上司や同僚に仕事をカバーしてもらうこともあるでしょう。事前にお詫びを伝えておくことは、今後の良好な関係を持続するためにも大切です。
業務の引継ぎ
休暇の際の引継ぎ業務を行いましょう。 もし引継ぎが不十分だった場合、業務に支障が出るだけでなく、会社の信用を損なう可能性もあります。 特に急ぎの案件や重要度が高い案件がある場合は社内で必ず情報共有し、一時期的に担当者を立てるなどの対応を上司に相談しましょう。
必要な申請書類の手続きを行っておく
会社により、忌引き休暇申請時に証明として下記書類の提出を求められる場合があります。 ♦訃報 ♦死亡診断書 ♦火葬許可証 ♦会葬礼状 など 提出が必要な場合は、忌引き休暇明けでの提出で良いのか、忌引き休暇中に提出が必要な場合は、メールでの対応は可能なのかを確認しておきましょう。 また会社の福利厚生により、慶弔見舞金の受け取りができることもあります。こちらも忌引き休暇申請時に確認しておきましょう。
忌引き後、出社した際は
忌引き休暇後、出社した際には、職場に迷惑をかけたお詫びとお礼、感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。 ここでは出社の際にやるべきことを３つ紹介します。
上司、同僚へお詫びとお礼を伝える
休暇中にお世話になった上司や同僚に挨拶し、お詫びと感謝の気持ちを伝えます。 また、葬儀に来てくれた方、香典をいただいた方にも、直接お会いし、お礼をしましょう。
香典返し、菓子折りを持参する
香典返しは、可能であれば郵送ではなくお礼の言葉と共に直接手渡しできると良いでしょう。 心遣いに感謝し、御礼状を添えるなどの気持ちが大切です。 また、職場へのお詫び、お礼として、菓子折りを持参するのも良いでしょう。
休暇中の仕事を確認
上司や同僚に休暇中の仕事をカバーしてもらったことを感謝し、進捗状況の確認と仕事の引継ぎを行いましょう。
まとめ
葬儀で会社から忌引き休暇を取得する際の連絡手段や伝え方、忌引き休暇前後のマナー、手続きについて紹介しました。 忌引き休暇は会社の就業規則により決まっているため、誰もが必ず取得できるとは限りません。ですので、一度勤務先の担当者へ確認しておくと安心でしょう。 喪主になり葬儀を執り行うことになった場合は、葬儀の準備に追われる中で、会社への連絡などさまざまな引継ぎ業務、手続きが必要となります。 会社に迷惑をかけることも念頭におき、上司や同僚に失礼のない対応を心掛けましょう。
